Final de año no es “hacer números y ya”. Si gestionas comunidades, el cierre es el momento de cerrar cabos: contabilidad, contratos, mantenimiento, morosidad, seguros y el plan del año siguiente. Lo que no dejes ordenado ahora, te explota en enero… normalmente con prisas, vecinos enfadados y proveedores apretando.

Aquí tienes una guía práctica (tipo checklist) para recapitular y dejar cada comunidad bajo control.

1) Contabilidad y tesorería: que cuadre de verdad (no “más o menos”)

Objetivo: llegar al 31/12 con cuentas claras y explicables en 2 minutos.

• Conciliación bancaria: saldo del banco vs. contabilidad. Ajusta comisiones, intereses, cargos duplicados, recibos devueltos.

• Ingresos: cuotas emitidas vs. cobradas. Identifica impagos reales (no “pendientes” por retrasos de días).

• Gastos: revisa facturas pendientes, abonos, y gastos recurrentes (mantenimiento, luz, ascensor, limpieza, seguro).

• Remanente / fondo: valida qué parte es “disponible” y qué parte está comprometida (obras aprobadas, reservas, provisiones).

• Provisiones: si hay reparaciones en curso, litigios, reclamaciones o obras aprobadas sin ejecutar, deja reflejado el estado y el impacto.

Señal de alarma típica: “Sobra dinero” sin saber por qué. No sobra: o hay facturas por entrar, o hay cuotas mal emitidas, o hay gastos imputados donde no toca.

2) Presupuesto del año siguiente: números realistas (y defendibles en junta)

Objetivo: que el presupuesto no sea un “copiar-pegar” del anterior.

• Comparativa anual: presupuesto vs. real por partidas (desviaciones y motivo).

• Subidas previsibles: energía, contratos indexados, revisiones de mantenimiento, IPC pactado.

• Partidas infravaloradas: pequeñas reparaciones, cerrajería, urgencias, control de plagas, limpieza extra.

• Derramas / obras: define si se financia, se derrama, o se usa remanente. Y deja trazabilidad.

• Calendario de cobros: mensual/trimestral, y estrategia para reducir devoluciones.

Consejo práctico: prepara un “presupuesto explicable”: 5 bullets por qué sube/baja cada partida importante.

3) Morosidad: cierre con plan (no con resignación)

Objetivo: que la morosidad no sea “una lista”, sino un proceso.

• Listado actualizado por propietario: deuda, antigüedad, situación (reclamación amistosa / monitorio / acuerdo).

• Cortes contables: separa “pendiente reciente” (30-60 días) de “morosidad estructural”.

• Acuerdos de pago: por escrito, con calendario y consecuencias.

• Acciones legales en curso: revisa expedientes, poderes, notificaciones, y pasos pendientes.

• Política 2026: cuándo se llama, cuándo se requiere, cuándo se judicializa. Sin política, se eterniza.

4) Contratos y proveedores: revisar antes de renovar por inercia

Objetivo: renovar porque conviene, no porque “tocaba”.

• Vencimientos: limpieza, mantenimiento, jardinería, ascensor, electricidad, telecom, control de accesos, administración, etc.

• Nivel de servicio: ¿se cumple? ¿hay incidencias repetidas? ¿tienes evidencias (partes, fotos, emails)?

• Precios y revisiones: revisa cláusulas de IPC, permanencias, penalizaciones.

• Comparativa mínima: al menos 2-3 presupuestos en contratos relevantes si hay desviaciones o quejas.

• Riesgo proveedor: dependencias peligrosas (una sola empresa “lo hace todo” sin control).

5) Mantenimiento y “pendientes técnicos”: lo que más conflictos genera

Objetivo: entrar al año nuevo con un mapa de riesgos claro.

• Incidencias abiertas: lista por prioridad (seguridad / habitabilidad / estética).

• Actuaciones recurrentes: goteras, bajantes, humedades, porteros automáticos, alumbrado, bombas.

• Plan preventivo: qué se revisa, cada cuánto, quién certifica.

• Histórico de averías: si se repite, el problema no es “mala suerte”, es falta de solución estructural.

(Aquí no entramos en normativas concretas porque cambian por CCAA/municipio y por tipo de instalación; lo importante es que tengas el inventario y el calendario de revisiones/documentación al día.)

6) Seguros: revisa pólizas, capitales, siniestros y “zonas grises”

Objetivo: evitar el clásico “pensábamos que estaba cubierto”.

• Póliza vigente y recibos: confirma que no hay devoluciones, suspensiones o suplementos pendientes.

• Capitales asegurados: ¿siguen teniendo sentido con el estado del edificio y reformas/obras?

• Coberturas críticas: daños por agua, responsabilidad civil, fenómenos atmosféricos, asistencia, defensa jurídica.

• Siniestros del año: qué se cerró, qué sigue abierto, qué quedó rechazado y por qué.

• Riesgos no cubiertos: detecta “agujeros” habituales (mantenimientos deficientes, falta de conservación, elementos no declarados).

Si trabajas con una correduría especializada en comunidades como Brokalia, este punto se vuelve más sistemático porque la gestión se centra en control de pólizas, vencimientos y siniestros, con tramitación de principio a fin y herramientas digitales para seguimiento.

7) Documentación y gobierno de la comunidad: lo que te piden cuando hay lío

Objetivo: que todo lo “formal” esté encontrable en 30 segundos.

• Actas: firmadas, archivadas, enviadas cuando corresponda.

• Acuerdos pendientes de ejecutar: lista de “aprobado pero no hecho”.

• Censo de propietarios: cambios de titularidad, correos, domicilios de notificación.

• Incidencias vecinales: deja trazabilidad (para evitar “nadie me avisó”).

• Archivo digital ordenado: por comunidad > año > categoría (banco, contratos, siniestros, actas, mantenimiento).

8) Plan 30-60-90 días (enero–marzo): que el año empiece con agenda

Objetivo: convertir el cierre en un plan operativo.

• Enero: cierre contable + resumen anual + pendientes urgentes.

• Febrero: presupuestos cerrados + renovaciones clave + morosidad activada.

• Marzo: planificación de obras/mantenimiento preventivo + revisión de seguros + junta (si aplica).

 

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Checklist rápida

Por comunidad, antes del 31/12:

• Conciliación bancaria hecha

• Cuotas emitidas vs cobradas revisadas

• Facturas pendientes y provisiones registradas

• Morosidad segmentada + acciones definidas

• Contratos con vencimientos y revisión de desempeño

• Incidencias técnicas priorizadas + responsables asignados

• Seguros: capitales/coberturas/siniestros/recibos revisados

• Actas y acuerdos: pendientes listados y calendarizados

• Carpeta digital del año ordenada