Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida como LOPD, las comunidades de vecinos han tenido que adaptarse. Según se señala en los textos, también deben cumplir con la normativa, ya que tratan datos personales tanto de los propios propietarios como de los inquilinos o de los trabajadores de la comunidad entre otros.

Pero ¿es necesario renovar los ficheros? La Ley dice que no es así en ningún caso, por lo tanto, tampoco en la comunidad de propietarios. Eso sí, hay una serie de puntos que se marcan específicamente para ella.

Cómo aplicar la LOPD en la comunidad de propietarios

Como se explicó anteriormente, la comunidad de vecinos debe adaptarse al reglamento vigente en materia de protección de datos. Eso sí, hay que tener en cuenta sus peculiaridades, como es que varias personas tienen acceso a esos datos. Para poder hacer una adaptación correcta de la LOPD, las comunidades deben señalar de manera específica quién son los responsables y los encargados, y qué obligaciones tienen cada uno de ellos.

Las obligaciones de las comunidades con la protección de datos

En líneas generales, la comunidad de vecinos está obligada a:

• Si se contrata a un Administrador de fincas, firmar un contrato de acceso a los datos con el profesional.
• Informar del tratamiento de los datos.
• Evitar que esos datos caigan en manos de terceros.
• Que los datos tengan una calidad mínima exigida.
• Han de conservar esos datos.
• Se ha de llevar un registro de actividades de tratamiento.

Es decir, son cuestiones todas ellas comunes de la normativa, pero que también han de tener en cuenta los responsables de las comunidades.

Quiénes están implicados en esta normativa

La LOPD solo distingue dos figuras dentro de las comunidades de propietarios. Por un lado, el administrador de fincas, que será el encargado del tratamiento de los datos, y la comunidad de vecinos, como persona jurídica, que será responsable de esos datos.

En caso de que no se contrate a un administrador, el responsable de gestionar la protección de datos será el propio presidente de la comunidad. Merece la pena señalar que, en ningún caso, podrá compartir con terceros no autorizados los datos objeto de protección en la normativa de vecinos, inquilinos o empleados de la comunidad. Es decir, esa persona, además de otros deberes del cargo, asume el ser responsable del tratamiento.

En caso de que la comunidad aún tenga dudas sobre la aplicación de la LOPD se recomienda la lectura de la Guía sobre elaboración de contratos de encargo de tratamiento de la Agencia Española de Protección de Datos, así como el poner en manos de un profesional todas las cuestiones relativas a los mismos.

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