El administrador de fincas posee la documentación referente a su gestión en la finca o inmueble y, dicha documentación, deberá ser entregada en según qué casos a diferentes profesionales.

Si bien, antes de entrar en qué documentación deberá ser entregada por el administrador de fincas, habrá qué conocer en qué consiste su figura.

Pues bien, un administrador de fincas es un profesional que se encarga, a cambio de una remuneración, de la gestión del inmueble, es decir, es el que lleva a cabo la administración de los elementos comunes de la finca. Dentro de las funciones más destacadas del administrador podemos mencionar las siguientes:

• La gestión contable del inmueble.
• Actúa, en ocasiones, como gerente de la propiedad.
• Garantizar el buen funcionamiento de la finca.
• También se puede considerar como el secretario de la finca, ejerciendo las tareas propias del mismo.
• Incluso puede mediar en disputas que surjan entre los vecinos.
• Entre otras funciones que se le otorga.

La documentación a entregar por un administrador de fincas

En primer lugar, es importante mencionar que la documentación que obre en poder de un administrador de fincas, aunque sea él quien se encargue de su custodia, no le pertenece, pues se trata de documentación propiedad de los vecinos de la finca que gestiona.

En este caso, si el administrador cesara en sus funciones, deberá entregar dicha documentación, pues será el administrador entrante el que deberá contar con la documentación de la Comunidad, pues, a fin de cuentas, los administradores son simples mandatarios. Esto significa que, aunque ellos hubieran generado la documentación en cuestión y hubieran llevado a cabo determinadas actividades, esto es debido únicamente a la relación contractual existente entre el administrador y la comunidad.

Plazo y documentos a entregar

El plazo para la entrega de la documentación, bien al nuevo administrador, bien al presidente de la comunidad, será de 10 días. Y la documentación que deberá entregar será la que sigue a continuación:

• Un listado en el que se detallen todas las propiedades, así como los propietarios con el contacto de todos ellos, sus domiciliaciones bancarias y la forma en la que cada uno de ellos paga los recibos.
• También deberá detallar las últimas cuotas abonadas por los propietarios, indicando si hubiera habido modificaciones sobre las mismas o si fueran extraordinarias por alguna cuestión en particular. Con respecto a cada cuota, habrá que indicar al mes al que corresponde y si está relacionada con alguna derrama y la fecha de la misma.
• También deberá presentar una fotocopia de la última nómina de todos los empleados de la finca y de los seguros sociales de los mismos.
• Deberá presentar una copia de los Estatutos y del Título constitutivo.
• Un listado en el que se detallen los proveedores, así como las copias de las pólizas de los seguros que se tengan contratados en el edificio.

Esta es la documentación habitual, aunque en determinados casos, puede ser diferente según las particularidades de cada comunidad. Aunque hay más documentación que el administrador debe entregar al cesar su cargo, aquí podemos ver alguna de ella. Es imprescindible que el siguiente en ocupar su puesto o en ejercer sus funciones tenga constancia de todos los datos mencionados para garantizar el buen funcionamiento de la finca.