Un administrador de fincas tendrá la responsabilidad de llevar a cabo todos los documentos necesarios para la gestión de la finca que administra. Esto hará que tenga que contar con una cantidad de modelos y, por ello, en este post vamos a hablar de los “recursos” o “archivos” con los que debe contar y tener a mano cualquier administrador de una finca.

Recursos o archivos necesarios para administradores de fincas

Cualquier problema que surja mientras que administres una finca deberá ser registrado en diferentes documentos. Si no se procede así o las plantillas no son las adecuadas, esta incidencia no podrá ser reclamada o denunciada. A continuación, te mencionamos algunos documentos que siempre debes tener a mano.

1. Carta de Impagos

Si alguno de los propietarios no paga su parte de la comunidad o no nos paga nuestros honorarios, tendremos que elaborar una carta de impagos, por lo que contar con plantillas de este tipo nos será muy útil.

2. Carta de Impagos pre juicio

Esta plantilla se trata de un escrito en el que los administradores de fincas advierten amistosamente de que la junta de propietarios tiene intención de demandar.

3. Carnet de Piscina

En caso de que la propiedad que administres tenga piscina, no estará de más contar con estas plantillas para darle uno a cada vecino y evitar así posibles incursiones en la propiedad.

4. Carta de agradecimiento por nombramiento

Este documento te dará una imagen de cordialidad frente a los vecinos. Se trata de un escrito en el que das las gracias a la comunidad por haberte nombrado su administrador.

5. Carta de convocatoria de Junta de Presidentes

En el caso de las comunidades que tienen varios portales, este tipo de modelos puede ser muy útil para convocar juntas de los presidentes de cada portal. Seguro que te será de gran ayuda.

6. Carta para Presidente

En este caso, se trata de un formato adecuado para que el administrador se comunique con el Presidente de la comunidad.

7. Carta para propietarios

Este modelo facilitará una comunicación adecuada entre el administrador y los propietarios de la comunidad.

8. Carta de presentación previa a reunión

Esta plantilla puede utilizarse en caso de haber sido nombrado administrador por parte de la promotora y cuando aún no conoces a la comunidad.

9. Carta de recibos

Este tipo de formatos sirven para que puedas comunicar a los propietarios las facturas de la comunidad de forma correcta.

10. Modelo de certificación genérica

Este es muy útil porque podrás usarlo en cualquier certificación.

11. Modelo de documento informativo

También te puede ser muy útil porque te permitirá poner cualquier información bien en el tablón de anuncios o como memorándum interno.

12. Carta anulación seguro de comunidad

Como toda comunidad de vecinos tiene su seguro de comunidad, también será necesario disponer de un modelo de carta de anulación de este tipo de pólizas.

13. Carta de rescisión de contratos con proveedores

Al igual que pasa con el apartado anterior, es recomendable disponer de un modelo de escrito para comunicar las bajas de los contratos con cualquier otro tipo de proveedores como es el caso de ascensores, jardinería, mantenimiento de piscinas, limpieza,…

No pases por alto estos recursos o archivos para administradores de fincas que te serán muy útiles y, en algunos casos, muy necesarios.